Инфотех

Важным моментом проектирования системы электронного документооборота для конкретной организации является знание о наличии в ее информационной структуре объектов, частично выполняющих функции документа или системы документооборота. Например, если на предприятии есть корпоративный портал, на доске объявлений которого вывешиваются все приказы, функция электронной рассылки копий становится не такой острой. Некоторым малым и средних предприятиям внедрение развитой системы документооборота позволило отказаться или отложить проект по внедрению более дорогого интегрированного решения, т. к. интегрированная база документов содержит всю необходимую информацию, а система документооборота обеспечивает коммуникации между сотрудниками.

Перечислим несколько типов программ и программных систем, сходных с ЭДО, одновременно указывая их отличия от определенных выше и интуитивных свойств ЭДО.
Пакет «Microsoft Office», в котором мы выделим компоненты WinWord, Outlook и Visual Basic Application, позволяет делать большую часть операций над документами произвольного типа. А именно, документ может быть создан, модифицирован, сохранен, защищен от записи паролем, послан и принят по электронной почте, опубликован (в Интернет), а в версии Office XP отсканирован, распознан и проиндексирован. Несмотря на этот широкий охват операций над документами, назвать пакет «Microsoft Office» системой ЭДО мы никак не можем из-за полного отсутствия архивных свойств. Сохранности документа и его версий этот пакет не обеспечивает, хотя и не препятствует. Возможно построение системы документооборота, используя в качестве базовых элементов компоненты Microsoft Office, поскольку Microsoft Office содержит инструменты внесения бизнес-логики. Например, если написать правила и продумать системы папок и директорий, в которые будет помещаться информация по разным процессам. При этом правила должны быть едины для всех членов организации. Назвать же Microsoft Office системой документооборота мы не можем потому, что документооборот – это обмен документов по некоторым правилам, прежде всего правилам бизнеса того вида деятельности, где они используются, а не техническими стандартами и соглашениями.
В классе электронных архивов акцент делается на создании, ведении и доступе к хранилищу (чаще всего централизованному) документов и реквизитов [6]. По мнению авторов статьи, главное отличие архива от сходных систем заключается в неизменяемости информации, попавшей в архив. Это означает, что перед изменением документов или реквизитов всегда создается копия данных и созданный документ регистрируется под новым именем, а также, что истинное удаление информации в архиве невозможно. Разработчики отмечают, что архив является «первым шагом к ЭДО».

АСУ или АС (автоматизированные системы) также имеют сходство с ЭДО в силу масштабности (корпорация или предприятие) и функций обработки документов. В то же самое время функциональные подсистемы АСУ предприятий, такие как, например, бухгалтерский учет, показывают различие АСУ и ЭДО. Электронный оборот бухгалтерских документов только подчеркивает разницу ЭДО и подсистем АСУ.

Задача управления потоками документов близка к задачам управления потоками работ. На западе эта задача называется WorkFlow. Это понятие чрезвычайно популярно, и все крупнейшие консорциумы разработали свои стандарты для WorkFlow. Предметом управления WorkFlow является процесс, с каждым процессом ассоциирован результат. В ситуации, когда для любого процесса результатом является документ, группа разработчиков стандарта [5] вводит понятие «документоориентированный WorkFlow», близкое к классу ЭДО. Технология WorkFlow позволяет гибко управлять бизнес-процессы предприятия, что ведет к высокой эффективности функционирования предприятия. Чаще всего в качестве предприятия выступает офис. В упомянутой книге среди аспектов архитектуры WorkFlow, таких, как процессы, экземпляры, роли, маршрутизация, отсутствуют операции регистрации. Область применения механизма WorkFlow не ограничивается только управлением документами. В частности, WorkFlow включает в себя службу управления процессами, которая регистрирует пользовательские бизнес-процессы и отслеживает их состояние. Именно механизм WorkFlow может позволить пользователю настраивать систему на обслуживание новых бизнес-процессов без программирования. Архивная составляющая в работах, посвященных WorkFlow, либо не описывается, либо рассматривается как малозначащий вопрос.

В настоящий момент на рынке представлен целый ряд систем, близких к ЭДО, использующих понятие документ:

- системы управления взаимоотношениями с клиентами;
- корпоративные порталы и другие общие ресурсы;
- системы управления изменениями;
- системы управления проектами;
- складской бухгалтерский учет, поддерживающий работу с документами;
- персональные органайзеры;
- системы распространения информации;
- системы управления изменениями;
- системы коллективной работы с документами;
- распределенные системы учета;
- распределенные архивы.

Проблема сравнения различных систем документооборота состоит в том, что они используют совершенно разные концепции документа. Документ может представляться записью в таблице, информационным пакетом со стандартным заголовком, типовой БД и всевозможными комбинациями структур и атрибутов. Большинство этих систем не может быть отнесено к разряду ЭДО, так как обычно это узкофункциональные решения. Они редко поддерживают единые стандарты работы с разными формами документов и реализуют весь необходимый базовый функционал.
Тем не менее, мы предполагаем, что все системы поддержки бизнеса следующего поколения будут базироваться на механизмах ЭДО. Актуальны несколько профилей решений систем ЭДО:

- профиль традиционного корпоративного документооборота;
- профиль документооборота в электронной коммерции;
- профиль документооборота партнерской сети;
- профиль документооборота в CRM (системах управления взаимоотношениями с клиентами);
- профиль управление контрактами.

Реальную систему документооборота, описание которой приведено в статье ниже, мы относим к классу систем документооборота в CRM. Для нее характерны короткие маршруты или полное отсутствие движения документов между сотрудниками организации и документы с большим числом состояний. Мониторинг изменений состояний бизнес процессов, через мониторинг состояний документов имеют возможность проводить как менеджеры организации, так и ее клиенты. Также для CRM характерно наличие в системе значительной доли документов, содержание которых генерируется автоматически.