Список форумов Проектирование информационных систем Общие вопросы проектирования информационных систем Формы документооборота в информационной системе

Формы документооборота в информационной системе

В форуме обсуждаются общие вопросы, связанные с проектированием автоматизированных информационных систем (аис) для предприятий и организаций
Foxter Админ

Сообщения: 53
Профессия: Администратор
Откуда: СПб

Каждый документ создан в некоторой определенной системе документооборота, по определенным правилам. Но эти правила необязательно известны в той системе, где он регистрируется сейчас. Иногда слово документ служит синонимом слову бумага, что часто вносит элемент непонимания.
Мы хотим сказать, что в повседневной жизни мы можем признать объект документом, только после того как мы начинаем его воспринимать как документ, т.е. нечто исполняющее функции документа, чаще всего это подтверждение некоего факта имеющего место быть. Аналогично информационный объект становится документом только в момент регистрации его в системе документооборота. В момент регистрации с этим объектом будет связана группа свойств, которая характеризует его как документ.

Масштабом документооборота могут являться: структурное подразделение организации, направление деятельности предприятия, вся организация в целом, организация с филиалами и районные территориальные объединения, отрасль, министерство, государство, мир в целом.

Организацию (предприятие) можно рассматривать как объединение людей для достижения определенных целей. Для коммерческой организации это извлечение прибыли. Для политических организаций это достижение политического влияния, решение государственных и общественных задач для государственных и общественных организаций. Для формализации взаимодействия между людьми и решения важных задач используются документы, которые являются основой контроля и учета. Справедливо замечание, что основная функция документа - это официальное предъявление факта одним человеком другому. Подтверждением подлинности факта является регистрация подтверждающего его документа в системе. Есть системы, которые регистрируют факты; к ним относится большинство оперативных прикладных приложений. Это естественный, простой, более экономичный путь создания информационного базиса системы. Но такой подход сильно ограничивает возможности развития информационной инфраструктуры организации. Интерпретация факта или содержания документа со временем может измениться, а сам документ останется. Например, если бухгалтерская система базируется на технологиях ЭДО, и в ней сохраняются все документы, то задача подготовки финансовой отчетности за прошлые периоды по новой системе бухгалтерского учета оказывается сложной, но вполне разрешимой.

Постановка документооборота в организации – классическая задача управления. Каждая организация решает ее по-своему, но поскольку документооборот, т.е. обмен документами существует не только внутри предприятий, но и связывает его с внешним миром, то стандарты и правила документооборота разрабатываются на разных уровнях. Один и тот же документ может участвовать в нескольких системах документооборота и один и тот же человек может играть разные роли в разных системах документооборота.

Документооборот сопровождает любой процесс управления. Если предприятие имеет осмысленную процессную модель деятельности, то структура систем документооборота должна соответствовать ей. Согласно международным стандартам менеджмента качества ISO или моделям предприятия, предложенным корпорациями IBM, SAP, рассматриваются следующие направления деятельности предприятия:

- основная деятельность - прежде всего, это производство товаров или услуг, на продажу которых приходится основная доля прибыли предприятия;
- обеспечивающая деятельность – включает в себя управление материальными ресурсами и персоналом;
- стратегическое развитие и маркетинг – взаимодействие с партнерами и клиентами, изучение рынка, управление проектами.

Документооборот является поддерживающей системой для всех этих направлений.

Уровень зрелости системы документооборота должен соответствовать уровню зрелости основных бизнес - процессов предприятия. Важно, чтобы он соответствовал размеру компании, масштабу стратегических целей компании и модели ее перспективного развития. Слишком регламентированная система документооборота может оказаться неподъемной для малого предприятия, и наоборот, упрощенная модель (что, по мнению авторов, часто является хорошим решением) в крупной организации или в организации с большим и разнообразным документооборотом не сможет обеспечить достаточно тонкую настройку. И то, и другое отрицательно скажется на эффективности работы предприятия и на субъективной оценке работы системы сотрудниками предприятия. Система документооборота является очень важным элементом управления предприятием и по уровню ее развития можно судить о предприятии в целом. По присутствию правил и регламентов в системе документооборота можно выделить следующие уровни.

- Уровень 1. Отсутствие правил. Документы создаются по необходимости в произвольной форме, это может быть записка, письмо или сообщение.
- Уровень 2. Правила документирования – документационное сопровождение отдельного бизнес - процесса. Существуют правила составления документов и правила исполнения документов.
- Уровень 3. Общие правила документирования бизнес - процессов в организации. То есть, если в организации планируется новый бизнес-процесс, то известны правила, по которым он должен быть организован. Чаще всего для разработки таких правил используют отраслевые стандарты или стандарты уровня предприятия.

На сложность системы документооборота с точки зрения технической реализации влияют следующие факторы.

- Размер организации. Общее число сотрудников. Число пользователей системы.
- Организационная структура предприятия. Модель компетенций в системе документооборота. Модель принятия решений.
- Процессная модель организации. Какие системы управления развиты, то есть, какие области документооборота будут представлены в решении.
- Проработанность правил документооборота, классификация документов, форм документов, процедур работы с документами.
- Информационная инфрастуктура. Вся совокупность программного обеспечения, используемого в организации.
- Техническое обеспечение системы.
- Каналы связи.
- Число бизнес - процессов – насколько они сложны, детально проработаны, регламентированы.
- Функции, которые документ выполняет в организации.
- Требования безопасности.

Все, что было написано выше, в большей степени относится к внутреннему документообороту организации, в которой большая часть документов двигается между сотрудниками. Такую модель часто называют корпоративным документооборотом. Это самый развитый рынок отечественных разработок ЭДО, на нем представлено больше всего систем, по сути, это системы автоматизации канцелярии и делопроизводства.

Другим классом являются системы ЭДО, обслуживающие коммуникации организации и ее клиентов (контрагентов, поставщиков). Основной акцент в таких системах делается на возможность взаимодействия через Интернет. Здесь часто возникает задача смешанного потока бумажных и электронных форм. В этих системах предусмотрена процедура регистрации участника документооборота. Участник документооборота подписывает специальный договор и правила участия в системе документооборота. Основной упор в этих системах - не на маршрутизацию или контроль исполнения, а на аутентификацию и защиту информации, что ведет к появлению новых ролей. Эти системы активно используются электронными биржами, электронным банкингом, крупными торговыми площадками и магазинами.

Вернуться в Общие вопросы проектирования информационных систем

cron

Информационные системы для АТП


Яндекс.Метрика