Инфотех

Рассмотрим предприятие ООО «Городисский и партнеры» (в дальнейшем будем обозначать как Предприятие), в автоматизации документооборота которого мы участвовали. Это частное предприятие, сферой деятельности которого является помощь, консалтинг, посредничество и оказание дополнительных услуг в области патентовании изобретений и товарных знаков и патентного надзора (как иностранцам в России, так и россиянам за рубежом). Главной целью функционирования предприятия является извлечение прибыли, что естественно для коммерческих организаций.

Предприятие оказывает большой объем услуг как одноразовых, так и многократных для постоянных заявителей, что приводит к значительному объему потока входящей и исходящей документации. Извлечение прибыли достигается различными средствами, в том числе и за счет оптимизации документооборота. Общая схема документооборота приведена на рисунке 1, на котором заявителем могут выступать как российские, так и зарубежные юридические и физические лица.
В качестве патентного ведомства также может выступать как российская, так и зарубежная организация.

Потоки документации замыкаются на канцелярию. В канцелярии происходит регистрации бумажной почты, принятых факсов и частично электронных писем и распределение входящей корреспонденции по отделам. Содержательная работа с документами осуществляется в тематических отделах патентными поверенными, которые ведут дело (заказ) по патенту или товарному знаку от начала до конца. Обычно патентный поверенный выполняет функции эксперта, изучает материалы заявки, вступает в переписку с экспертами Патентного ведомства от имени и по поручению клиентов. Другой сотрудник тематического отдела - референт – выполняет рутинные операции по патенту или товарному знаку: готовит счета, контролирует сроки выполнения операций по заявке, оформляет документы. Подготовленные в отделах исходящие бумажные документы также регистрируются в канцелярии, упаковываются в конверты, группируются по различным почтовым направлениям (российская почта, Federal Express, доставка курьером), для каждого из которых печатается свой реестр.

Согласно принятому в Российской Федерации порядку рассмотрения заявок на охрану интеллектуальной собственности в ФИПС (Федеральном институте промышленной собственности) разграничиваются этапы формальной и содержательной экспертизы. Этому порядку соответствуют разделение работ на этапах в отделе подачи, ведущими этап формальной экспертизы, и тематическими отделами, занимающимися этапом содержательной экспертизы. Клиенты, доверяющие охрану своих прав Предприятию, имеют дело с отделом охраны патентов. Для обеспечения производственных процессов необходимы отделы переводов, архив бумажных документов и бухгалтерии. Во всех отделах насчитывается несколько сотен сотрудников, участвующих в документообороте.